El canal de denuncias interno de la Empresa

Acceso al canal de denuncias y su comunicación

Como hemos mencionado en otros artículos de este blog, la implementación de un canal de denuncias posee múltiples ventajas para la empresa. Ya no solamente para tener una vía de denuncia de hechos que puedan ser constitutivos de delito, sino porque a partir del 21 de diciembre del 2023, los canales de denuncias serán obligatorios para las empresas.

Libertad de implementación

Así, siendo impuesto por mandato legal el tener el canal de denuncias, sí es cierto que la empresa dispone de la libertad para implantar el canal de denuncias a través de diferentes vías, bien

1. físicamente, por correo postal,
2. a través de un portal web o correo electrónico,
3. de manera telefónica,
4. de manera presencial, o
5. una combinación de ellas.

Asimismo, el canal de denuncias puede gestionarse desde la propia empresa, o puede ser delegada su gestión a un tercero independiente que se encargue de la recepción de las denuncias y su investigación.

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Accesibilidad del Canal de Denuncias

Para que el canal de denuncias cumpla su función de manera, efectiva es esencial que sea fácilmente accesible a todos los empleados de la organización. Para ello, si se puede acceder a él de manera telemática, es recomendable que exista un enlace directo que sea visible y sencillo de encontrar en la intranet de la organización.

Los empleados de la empresa son los que tienen mayor probabilidad de presencial las presuntas actividades irregulares que se deben comunicar. No obstante, en una empresa también se producen interacciones con terceros, ya sean clientes, proveedores, socios, que, de manera eventual o estable, también se pueden dar situaciones contrarias a las normas, tanto internas como externas, las cuales se deben poder comunicar a través del canal de denuncias.

Cada empresa puede organizar el canal de la manera que más se ajuste a sus necesidades. Se recomienda que el canal sea lo más sencillo posible, evitando extensos formularios y otras cuestiones que puedan frenar la voluntad del denunciante de iniciar un procedimiento.

Procedimientos del Canal de Denuncias

El Artículo 9 de la Directiva 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo de 23 de octubre de 2019 relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión establece que los procedimientos de denuncia interna y seguimiento deberán incluir lo siguiente:

1. a) canales para recibir denuncias que estén diseñados, establecidos y gestionados de una forma segura que garantice que la confidencialidad de la identidad del denunciante y de cualquier tercero mencionado en la denuncia esté protegida, e impida el acceso a ella al personal no autorizado; 
2. b) un acuse de recibo de la denuncia al denunciante en un plazo de siete días a partir de la recepción; 
3. c) la designación de una persona o departamento imparcial que sea competente para seguir las denuncias, que podrá ser la misma persona o departamento que recibe las denuncias y que mantendrá la comunicación con el denunciante y, en caso necesario, solicitará a este información adicional y le dará respuesta; 
4. d) el seguimiento diligente por la persona o el departamento designados a que se refiere la letra c); 
5. e) el seguimiento diligente cuando así lo establezca el Derecho nacional en lo que respecta a las denuncias anónimas;
6. f) un plazo razonable para dar respuesta, que no será superior a tres meses a partir del acuse de recibo o, si no se remitió un acuse de recibo al denunciante, a tres meses a partir del vencimiento del plazo de siete días después de hacerse la denuncia; 
7. g) información clara y fácilmente accesible sobre los procedimientos de denuncia externa ante las autoridades competentes de conformidad con el artículo 10 y, en su caso, ante las instituciones, órganos u organismos de la Unión. 
8. Los canales previstos en el apartado 1, letra a), permitirán denunciar por escrito o verbalmente, o de ambos modos. La denuncia verbal será posible por vía telefónica o a través de otros sistemas de mensajería de voz y, previa solicitud del denunciante, por medio de una reunión presencial dentro de un plazo razonable.

A través de los canales de denuncias se debe poder comunicar, con carácter general, cualquier actividad que pudiera ser contraria a la ley o a las normas internas de la empresa. Se puede establecer un numerus clausus de cuestiones que puedan ser comunicadas a través del canal de denuncias o, por otro lado, dar libertad a la hora de comunicar todo tipo de incidencias.

Sobre la primera cuestión, el Artículo 2 de la Directiva 2019/1937 establece un catálogo mínimo de cuestiones que deben contemplarse en los canales de denuncias:

1. a) Contratación pública.
2. b) Servicios, productos y mercados financieros, y prevención del blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo.

1. c) Seguridad de los productos y conformidad.
2. d) Seguridad del transporte.
3. e) Protección del medio ambiente.
4. f) Protección frente a las radiaciones y seguridad nuclear.
5. g) Seguridad de los alimentos y los piensos, sanidad animal y bienestar de los animales.
6. h) Salud pública.
7. i) Protección de los consumidores.
8. j) Protección de la privacidad y de los datos personales, y seguridad de las redes y los sistemas de información.
9. k) Infracciones que afecten a los intereses financieros de la Unión Europea.
10. l) Infracciones relativas al mercado interior en materia de competencia y ayudas otorgadas por los Estados, así como las infracciones relativas al mercado interior en relación con los actos que infrinjan las normas del impuesto sobre sociedades.

En conclusión, el canal de denuncias ayuda a la empresa a cultivar un entorno donde las conductas de cumplimiento deriven de un acto reflexivo y no de la disciplina o el miedo a la sanción.

La existencia de políticas, procedimientos y controles destinados a prevenir, detectar y gestionar las conductas de sus empleados es una evidencia trazable de que la organización premia y facilita a los miembros alineados con sus valores, sea a través de beneficios o simplemente, a través de la ausencia de sanción alguna por su desempeño profesional.

Arnau Moreno i del Campo

Abogado