Tradicionalmente, la implementación de un canal de denuncias en el seno de una organización era considerada, únicamente, como una buena práctica, dirigida a proteger al patrimonio de la propia empresa, así como a aumentar su reputación frente al resto de sus competidores. La imagen que proyectaba una empresa que gozaba de dicho mecanismo era la de un actor que se tomaba extremadamente en serio el cumplimiento de la legalidad y que poseía unos valores y virtudes que lo hacían ver como extremadamente deseable en el tráfico jurídico, al disponer de un mecanismo que le habilitaba (e incentivaba) para recibir información sobre cualesquiera hechos que se hubiesen cometido por personas que formasen parte de su seno y que podrían tener carácter ilícito.
Sin embargo, lo que hasta el momento era una recomendación o una buena práctica, a inicios del año dos mil veintitrés, ha pasado a ser una obligación legal, con la entrada en vigor de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción convirtiéndose, así, en una medida todavía más indispensable, a día de hoy, para cualquier operador del tráfico jurídico.
¿Qué es un canal de denuncias?
El canal de denuncias se puede definir, grosso modo, como el mecanismo implementado en el seno de una organización, en aras a facilitar la comunicación, al órgano de gobierno (eso es, al órgano que administra y dirige la entidad), de aquellas informaciones relativas a acciones llevadas a cabo por sus miembros que pudiesen ser contrarias a la legalidad.
La mencionada Ley ha establecido la obligación para las entidades públicas y para determinadas entidades privadas de implementar lo que llama un “sistema interno de información” que deberá estar compuesto por un canal de denuncias (denominado, en la Ley, “canal de información”), un protocolo que regule el funcionamiento del sistema y la gestión de las informaciones recibidas y, finalmente, una política que enuncie los principios generales que rigen tanto el sistema de información, como el de protección del denunciante.
¿Cómo funciona?
La organización debe poner a disposición del público un mecanismo para que, ya sea de forma escrita (por ejemplo, a través de correo electrónico), ya sea de forma oral (por ejemplo, a través de una llamada telefónica), o de ambos modos, se pueda poner en su conocimiento cualquier comportamiento del que se haya tenido constancia, que podría ser contrario a la legalidad y que haya sido llevado a cabo por cualquiera de sus miembros. La organización deberá designar a una persona como Responsable del mismo, que será quien se encargará de su gestión y de la tramitación de las informaciones recibidas.
Recibida la información por la organización, se le dará trámite por parte del Responsable del sistema y se iniciará un procedimiento dirigido a investigar y a esclarecer los hechos que han sido comunicados.
Una vez fijados los hechos acontecidos, la organización deberá proceder de una manera o de otra, según si los hechos pudieran ser constitutivos de delito, o no.
Para que sea efectivo, es esencial que el canal de denuncias cumpla exactamente con los requisitos establecidos por la Ley, pues de lo contrario no servirá para su cometido, por lo que resulta extremadamente importante ser asesorado por un profesional especializado en la materia y con amplia experiencia en el sector.
En Cerrillo-Gómez Boutique Law Firm somos expertos en la protección jurídica de la empresa y ofrecemos a nuestros clientes la confección e implementación de sistemas internos de información, velando por que afecten, en la menor medida posible, al desarrollo ordinario de su actividad.
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¿Cuándo estoy obligado a implementarlo?
Mientras que en el sector público todos los entes deberán implementar un sistema interno de información, en el sector privado únicamente estarán obligados a implementarlo:
- Las personas físicas o las empresas que tengan contratados cincuenta o más trabajadores.
- Las empresas que entren en el ámbito de aplicación de los actos de la Unión Europea, en materia de servicios, productos y mercados financieros, prevención del blanqueo de capitales o de la financiación del terrorismo, seguridad del transporte y protección del medio ambiente, con independencia del número de trabajadores que tengan y de que su sede no se encuentre físicamente en España, siempre que operen en el país a través de sucursales o agentes, o que presten servicios sin establecimiento permanente.
- Los partidos políticos, los sindicatos, las organizaciones empresariales y las fundaciones creadas por cualquiera de ellos, cuando reciban o gestionen fondos públicos.
Sin perjuicio de lo anterior, las empresas que no estando obligadas quieran, voluntariamente, implementar un sistema interno de información, este deberá cumplir lo establecido en la Ley que los regula.
¿Qué ocurre con los grupos de empresas?
En el caso de empresas que formen parte de un grupo, la sociedad dominante o matriz es quien aprobará e implementará un sistema interno de información para todo el grupo, que podrá contener particularidades para cada empresa, subgrupo o conjunto de sociedades que lo integra.
Cada empresa del grupo podrá tener un Responsable del sistema o podrá haber uno designado, a nivel de grupo, para todas ellas.
Lo mismo ocurre con el canal de denuncias: podrá establecerse uno para todo el grupo o uno para cada una de las sociedades que lo componen.
¿Existe alguna fecha límite para esa implementación?
Sí, las empresas que tengan entre cincuenta y doscientos cuarenta y nueve trabajadores, y las que se encuentren en municipios de menos de diez mil habitantes, podrán implementar el sistema interno de información hasta el primero de diciembre de dos mil veintitrés.
Transcurrida esa fecha se podrá considerar que están incurriendo en una infracción administrativa muy grave, que tendrá aparejada la sanción que se expondrá en el siguiente apartado.
¿Qué consecuencias tiene no hacerlo?
La falta de implementación de un sistema interno de información, o la implementación del mismo sin cumplir con los requisitos establecidos en la Ley reguladora se considera, por esta, como una infracción muy grave, lo que se sancionará con una multa que podrá oscilar de los treinta mil un euros (30.001 euros) a los trescientos mil euros (300.000 euros), si el obligado es una persona física y de los seiscientos mil un euros (600.001 euros) a un millón de euros (1.000.000 euros), si el obligado es una empresa.
Junto a la multa, la autoridad pública podrá imponer también una sanción consistente en la prohibición de obtener subvenciones u otros beneficios fiscales durante el plazo máximo de cuatro años, así como la prohibición de contratar con el sector público durante un plazo máximo de tres años.
Por todo lo anterior, resulta indispensable, a cualquier agente que opere en el tráfico jurídico, implementar un sistema interno de información, no solamente por ser una exigencia legal, si no por las incontables ventajas que proporciona, tanto a nivel de autoprotección, como a la hora de facilitar el desarrollo de operaciones de negocio, tanto en España, como en el extranjero.
Genís Asensio i Lahuerta
Letrado
