Aprobación, depósito y publicación de las Cuentas Anuales

Las cuentas anuales representan el conjunto de documentos, los cuales, tienen por función la recopilación de la información financiera de una mercantil durante un ejercicio económico.

Estos documentos incluyen:

1. Balance: Presenta la situación financiera de la sociedad, detallando sus activos, pasivos y patrimonio neto.
2. Cuenta de Pérdidas y Ganancias: Refleja los ingresos y gastos de la mercantil, así como el resultado obtenido (beneficio o pérdida).
3. Estado de Cambios en el Patrimonio Neto: Muestra las variaciones en los fondos propios de la sociedad a lo largo del ejercicio.
4. Estado de Flujos de Efectivo: Desglosa los movimientos de efectivo generados por las actividades operativas, de inversión y de financiación (obligatorio solo para las cuentas normales).
5. Memoria: Proporciona información adicional y complementaria a la contenida en los otros documentos.

 

El conjunto de estos documentos muestra una descripción detallada del patrimonio, la situación financiera y los resultados de la sociedad en cuestión.

 

La Ley de Sociedades de Capital establece una serie de obligaciones para las empresas en relación con la formulación, aprobación y depósito de las cuentas anuales. 

 

Estas obligaciones son cruciales para asegurar la transparencia y la adecuada gestión financiera de las sociedades; así como, para proteger los intereses de los socios, acreedores y otros terceros.

 

Respecto de la formulación de cuentas anuales, los administradores de la mercantil están obligados a su debida formulación, así como, a la presentación del informe de gestión y la propuesta de aplicación del resultado dentro de los tres meses posteriores al cierre del ejercicio social, ex Artículo 253 de la Ley de Sociedades de Capital, id est;

 

Artículo 253. Formulación.

1. 1. Los administradores de la sociedad están obligados a formular, en el plazo máximo de tres meses contados a partir del cierre del ejercicio social, las cuentas anuales, el informe de gestión, que incluirá, cuando proceda, el estado de información no financiera, y la propuesta de aplicación del resultado, así como, en su caso, las cuentas y el informe de gestión consolidados.
   2. Las cuentas anuales y el informe de gestión, incluido cuando proceda, el estado de información no financiera, deberán ser firmados por todos los administradores. Si faltare la firma de alguno de ellos se señalará en cada uno de los documentos en que falte, con expresa indicación de la causa.

 

Para grupos de sociedades, esta obligación se extiende a la formulación de las cuentas y el informe de gestión consolidados.

 

En cuanto a la aprobación de las cuentas anuales, la junta general de socios, conforme al Artículo 160 de la Ley de Sociedades del Capital, es el órgano competente para aprobar las cuentas anuales.

Véase;

Artículo 160. Competencia de la junta.

Es competencia de la junta general deliberar y acordar sobre los siguientes asuntos:

1. 1. a) La aprobación de las cuentas anuales, la aplicación del resultado y la aprobación de la gestión social.

 

Asimismo, la aprobación de dichas cuentas debe realizarse dentro de los seis meses siguientes al cierre del ejercicio social. 

 

Ésto es, en empresas que cierran su ejercicio con el año natural, la fecha límite para esta aprobación es el trigésimo de junio.

La Junta General también debe resolver sobre la aplicación del resultado del ejercicio según el balance aprobado. 

 

Véanse los Artículos 164 y 272, ambos, de la Ley de Sociedades de Capital: 

 

Artículo 164. Junta ordinaria.

1. 1. La junta general ordinaria, previamente convocada al efecto, se reunirá necesariamente dentro de los seis primeros meses de cada ejercicio, para, en su caso, aprobar la gestión social, las cuentas del ejercicio anterior y resolver sobre la aplicación del resultado.
   2. La junta general ordinaria será válida aunque haya sido convocada o se celebre fuera de plazo.

 

Artículo 272. Aprobación de las cuentas.

1. 1. Las cuentas anuales se aprobarán por la junta general.

 

Sin embargo, los dividendos sólo podrán ser distribuidos si se cumplen los siguientes requisitos: 

1. El beneficio del ejercicio o las reservas de libre disposición deben ser suficientes.
2. Haber cubierto las atenciones legales o estatutarias.
3. El valor del patrimonio neto no debe ser, ni puede resultar inferior al capital social tras el reparto.
4. En caso de existir pérdidas acumuladas que reduzcan el patrimonio neto por debajo del capital social, los beneficios deben destinarse a compensar estas pérdidas antes de cualquier distribución de dividendos.

 

Talmente, queda regulado en el Artículo 273 del mismo cuerpo legal: 

Artículo 273. Aplicación del resultado.

1. 1. La junta general resolverá sobre la aplicación del resultado del ejercicio de acuerdo con el balance aprobado.
   2. Una vez cubiertas las atenciones previstas por la ley o los estatutos, sólo podrán repartirse dividendos con cargo al beneficio del ejercicio, o a reservas de libre disposición, si el valor del patrimonio neto no es o, a consecuencia del reparto, no resulta ser inferior al capital social. A estos efectos, los beneficios imputados directamente al patrimonio neto no podrán ser objeto de distribución, directa ni indirecta.

Si existieran pérdidas de ejercicios anteriores que hicieran que ese valor del patrimonio neto de la sociedad fuera inferior a la cifra del capital social, el beneficio se destinará a la compensación de estas pérdidas.

1. 3. Se prohíbe igualmente toda distribución de beneficios a menos que el importe de las reservas disponibles sea, como mínimo, igual al importe de los gastos de investigación y desarrollo que figuren en el activo del balance.

 

Una vez aprobadas, las cuentas anuales deben ser depositadas en el Registro Mercantil del domicilio social dentro del mes siguiente a su aprobación. 

Esta obligación incluye la presentación de:

1. Las cuentas anuales.
2. La certificación de los acuerdos de la Junta de aprobación de las cuentas y la aplicación de resultados.
3. El informe de gestión, si es aplicable.

 

El incumplimiento de esta obligación puede devenir en la imposición de sanciones. 

Véase artículos ut infra:

Artículo 279. Depósito de las cuentas.

1. 1. Dentro del mes siguiente a la aprobación de las cuentas anuales, los administradores de la sociedad presentarán, para su depósito en el Registro Mercantil del domicilio social, certificación de los acuerdos de la junta de socios de aprobación de dichas cuentas, debidamente firmadas, y de aplicación del resultado, así como, en su caso, de las cuentas consolidadas, a la que se adjuntará un ejemplar de cada una de ellas. Los administradores presentarán también el informe de gestión, que incluirá, cuando proceda, el estado de información no financiera, y el informe del auditor, cuando la sociedad esté obligada a auditoría por una disposición legal o esta se hubiera acordado a petición de la minoría o de forma voluntaria y se hubiese inscrito el nombramiento de auditor en el Registro Mercantil.

 

1. 2. Si alguno o varios de los documentos que integran las cuentas anuales se hubieran formulado en forma abreviada, se hará constar así en la certificación, con expresión de la causa.

 

Artículo 280. Calificación registral.

1. 1. Dentro de los quince días siguientes al de la fecha del asiento de presentación, el Registrador calificará bajo su responsabilidad si los documentos presentados son los exigidos por la ley, si están debidamente aprobados por la junta general y si constan las preceptivas firmas. Si no apreciare defectos, tendrá por efectuado el depósito, practicando el correspondiente asiento en el libro de depósito de cuentas y en la hoja correspondiente a la sociedad depositante. En caso contrario, procederá conforme a lo establecido respecto de los títulos defectuosos.

 

1. 2. El Registro Mercantil deberá conservar los documentos depositados durante el plazo de seis años

 

En conclusión, las sociedades deben asegurar el cumplimiento de las obligaciones de formulación, aprobación y depósito de cuentas anuales. De acuerdo con la Ley de Sociedades de Capital es esencial para la transparencia y la integridad financiera de las empresas, protegiendo tanto a los socios como a terceros. El riguroso seguimiento de estos procesos asegura una gestión corporativa responsable y alineada con las normativas legales vigentes.

 

A la luz de lo expuesto, a los efectos de profundizar más en su caso, si quiere ser asesorado por especialistas en la materia, póngase en contacto con nosotros en el número 931 22 91 91 o a través del correo electrónico blf@cerrillogomez.com y le atenderemos encantados.

 

Genís Asensio i Lahuerta

Letrado